Đối soát COD là quá trình kiểm tra, so sánh và xác nhận số tiền thu hộ (COD) mà đơn vị vận chuyển đã thu từ khách hàng khi giao hàng với dữ liệu bán hàng thực tế của shop/doanh nghiệp.

Mục tiêu của đối soát COD là đảm bảo các khoản tiền thu hộ được chuyển đúng, đủ và khớp chính xác giữa hai bên.

Ví dụ:

• Ngày 10/10, Genbox gửi 50 đơn hàng cho đơn vị vận chuyển.
   
• Đến ngày 13/10, 40 đơn được giao thành công, tổng tiền COD phải thu là 25 triệu đồng.
   
• Đơn vị vận chuyển gửi báo cáo đối soát COD, thể hiện đã thu và chuyển khoản 25 triệu.
  → Lúc này, bộ phận kế toán hoặc quản lý của Genbox cần đối chiếu số liệu: doanh thu bán hàng, số tiền chuyển thực tế, phí vận chuyển, đơn hoàn, v.v. để xác nhận.

Nói đơn giản, đối soát COD chính là bước kiểm tra “tiền về có đúng không”.

Ảnh: nhân viên kiểm tra dữ liệu đối soát COD trên máy tính

Trong hoạt động thương mại điện tử, COD chiếm tới 70–90% tổng giao dịch thanh toán. Vì vậy, nếu không đối soát thường xuyên, doanh nghiệp có thể gặp các rủi ro như:

• Sai lệch số tiền chuyển hoàn từ đơn vị vận chuyển.
   
• Thiếu đơn được ghi nhận là “đã thanh toán”.
   
• Không kiểm soát được đơn hàng hoàn, đổi trả.
   
• Mất cân đối doanh thu, khó lập báo cáo tài chính.

Do đó, đối soát COD giúp doanh nghiệp nắm rõ dòng tiền, tránh thất thoát và quản lý hiệu quả hơn.

Ảnh: quy trình 5 bước đối soát COD

Mỗi doanh nghiệp có thể có cách làm riêng, nhưng nhìn chung, quy trình đối soát COD gồm 5 bước cơ bản sau:

Bước 1: Thu thập dữ liệu đơn hàng

Tổng hợp danh sách đơn hàng trong kỳ cần đối soát, bao gồm:

• Mã vận đơn
   
• Trạng thái giao hàng (thành công, hoàn, đang giao)
   
• Số tiền COD thu hộ
   
• Phí vận chuyển và phụ phí (nếu có)

Dữ liệu có thể lấy từ hệ thống bán hàng (Website, Shopee, Lazada...) hoặc từ file báo cáo do đơn vị vận chuyển cung cấp.

Bước 2: Đối chiếu dữ liệu với đơn vị vận chuyển

So sánh dữ liệu giữa hai bên:

• Đơn vị vận chuyển: báo cáo COD và công nợ.
   
• Doanh nghiệp: dữ liệu đơn hàng nội bộ.

Nếu thấy chênh lệch (ví dụ: đơn đã giao nhưng chưa được thanh toán), cần ghi chú lại để xử lý.

Bước 3: Kiểm tra các sai lệch phát sinh

Một số lỗi phổ biến trong quá trình đối soát COD gồm:

• Sai trạng thái đơn hàng (ví dụ: đã giao nhưng hệ thống vẫn ghi “đang vận chuyển”).
   
• Thiếu mã vận đơn trong bảng đối soát.
   
• Phí COD bị tính sai.
   
• Đơn bị hoàn nhưng chưa cập nhật trong báo cáo.

Việc kiểm tra kỹ giúp phát hiện sớm sai sót, tránh ảnh hưởng đến dòng tiền.

Bước 4: Xác nhận và lập biên bản đối soát

Sau khi so sánh và điều chỉnh, hai bên sẽ lập biên bản đối soát COD ghi rõ:

• Tổng số đơn hàng được đối soát.
   
• Tổng tiền COD đã thu và đã chuyển.
   
• Các khoản điều chỉnh, hoàn, thiếu.
  Biên bản này được lưu lại để làm căn cứ thanh toán và báo cáo kế toán.

Bước 5: Ghi nhận kế toán và lưu trữ dữ liệu

Bộ phận kế toán hoặc tài chính nhập dữ liệu đối soát COD vào hệ thống kế toán, ghi nhận doanh thu và phí vận chuyển.
Toàn bộ file báo cáo, sao kê ngân hàng và biên bản đối soát nên được lưu trữ tối thiểu 12 tháng để tiện kiểm tra khi cần.

Đối soát COD không chỉ là công việc mang tính kiểm tra mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

a. Kiểm soát dòng tiền minh bạch

Mọi khoản thu hộ đều được kiểm chứng rõ ràng – giúp doanh nghiệp nắm chính xác tiền về, tránh thất thoát.

b. Giảm rủi ro tài chính

Đối soát thường xuyên giúp phát hiện sớm sai lệch từ phía đơn vị vận chuyển, hạn chế tranh chấp và rủi ro mất tiền.

c. Dễ dàng lập báo cáo doanh thu

Khi số liệu COD rõ ràng, việc tổng hợp báo cáo tài chính, doanh thu và lợi nhuận trở nên nhanh chóng, chính xác hơn.

d. Tăng uy tín với đối tác và khách hàng

Một quy trình đối soát minh bạch giúp tạo niềm tin giữa doanh nghiệp – đơn vị vận chuyển – khách hàng.

Ảnh: phát hiện sai lệch khi đối soát COD

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang đối soát COD tự động thông qua phần mềm hoặc hệ thống quản lý đơn hàng (OMS).
Một số giải pháp phổ biến:

• Phần mềm đối soát vận đơn tự động: kết nối API với các đơn vị giao hàng như Giao Hàng Nhanh, Viettel Post, J&T, Shopee Express...
   
• Google Sheets kết hợp công thức lọc dữ liệu – phù hợp với shop nhỏ.
   
• Phần mềm kế toán MISA, Fast, KiotViet – có tích hợp chức năng đối chiếu công nợ COD.

Nhờ các công cụ này, quy trình đối soát COD giảm được 80% thời gian so với làm thủ công bằng Excel.

Ảnh: lợi ích của đối soát COD – giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền minh bạc

Để đối soát COD đạt hiệu quả cao, bạn nên lưu ý:

• Thực hiện định kỳ (hàng ngày hoặc hàng tuần nếu lượng đơn lớn).
   
• Tách riêng đơn hoàn, đơn lỗi để không làm sai lệch số liệu.
   
• Kiểm tra sao kê ngân hàng khớp với báo cáo COD.
   
• Đối chiếu cả phí vận chuyển và phí thu hộ – tránh trường hợp chỉ đối soát tiền hàng.
   
• Giữ liên lạc với nhân viên phụ trách vận chuyển để xử lý nhanh các sai lệch.

Ảnh: phần mềm hỗ trợ đối soát COD tự động

Đối soát COD là bước quan trọng trong quản lý dòng tiền của mọi doanh nghiệp bán hàng online.
Một quy trình đối soát chặt chẽ không chỉ giúp kiểm soát doanh thu chính xác, mà còn tăng tính minh bạch, hạn chế sai sót và nâng cao uy tín với đối tác vận chuyển.

Tại Genbox chúng tôi luôn đề cao tính chính xác và minh bạch trong từng khâu vận hành. Dù bạn là cửa hàng nhỏ hay doanh nghiệp lớn, hãy thực hiện đối soát COD thường xuyên để đảm bảo dòng tiền luôn được quản lý hiệu quả, an toàn và chuyên nghiệp.

Thông tin liên hệ:

CN1: 924B Kim Giang - Thanh Liệt - Thanh Trì - Hà Nội

CN2: 759 Cự Khối - Long Biên - Hà Nội

Hotline: 098.139.98.89

Website: https://genbox.vn