1.1. Thông tin giao hàng không chính xác

Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất là sai sót trong thông tin: sai địa chỉ, thiếu số điện thoại, tên người nhận không rõ ràng… Điều này khiến đơn vị vận chuyển không thể giao hàng đúng nơi, hoặc giao nhầm người.

Ví dụ: Ghi thiếu số nhà, nhầm phường hoặc điền sai số điện thoại khiến shipper không thể liên hệ người nhận.

1.2. Lỗi từ đơn vị vận chuyển

Dù là các hãng lớn như Giao Hàng Nhanh, J&T hay Viettel Post, vẫn có khả năng kiện hàng bị thất lạc trong kho, bị chuyển nhầm tuyến, hoặc bị thất lạc khi chuyển giao giữa các điểm trung chuyển.

1.3. Bao bì kém chất lượng, không dán nhãn rõ ràng

Đóng gói sơ sài, không có nhãn mác, không dán mã vận đơn đúng quy chuẩn khiến hàng dễ bị rơi rớt, vỡ hoặc không xác định được nguồn gốc nếu phát sinh sự cố.

1.4. Bị lợi dụng hoặc gian lận

Một số trường hợp hiếm nhưng nghiêm trọng là khi đơn hàng bị người trung gian cố tình giữ lại, đánh tráo hoặc báo mất giả để trục lợi.

2.1. Xác minh thông tin đơn hàng

Khi nhận thấy đơn hàng quá thời hạn giao, shop cần:

• Kiểm tra lại mã vận đơn, địa chỉ giao hàng, số điện thoại khách hàng.

• Tra cứu trạng thái trên hệ thống vận chuyển.

• Gọi điện cho khách xác nhận đã nhận hàng hay chưa.

Bước này giúp xác định lỗi đến từ phía nào để có hướng xử lý phù hợp.

2.2. Liên hệ đơn vị vận chuyển ngay khi phát hiện sự cố

Nếu xác định hàng chưa đến tay khách:

• Gọi tổng đài hoặc gửi yêu cầu qua cổng CSKH của đơn vị vận chuyển.

• Cung cấp đầy đủ mã vận đơn, thời gian gửi và thông tin người nhận.

• Yêu cầu kiểm tra lịch sử quét mã và vị trí cuối cùng hàng xuất hiện.

2.3. Nộp khiếu nại và yêu cầu bồi thường

Trong trường hợp xác nhận đơn hàng bị thất lạc:

• Nộp đơn khiếu nại theo mẫu (đa phần có sẵn trên website hãng vận chuyển).

• Đính kèm hóa đơn giá trị, hình ảnh sản phẩm, bằng chứng gửi hàng.

• Theo dõi tiến trình xử lý và giữ liên lạc thường xuyên.

Tùy chính sách của từng hãng, bạn có thể được hoàn trả giá trị hàng hoặc nhận bồi thường theo tỷ lệ.

2.4. Giao tiếp minh bạch với khách hàng

Đừng để khách phải chủ động hỏi – bạn nên:

• Thông báo tình trạng đơn hàng, xin lỗi chân thành.

• Cam kết xử lý rõ ràng và nhanh chóng.

• Đưa ra phương án: hoàn tiền, gửi lại sản phẩm, hoặc bù voucher ưu đãi.

Giao tiếp kịp thời và chân thành chính là chìa khóa giữ chân khách hàng trong tình huống không mong muốn.

2.5. Chủ động phòng tránh thất lạc đơn hàng

Để hạn chế rủi ro về sau:

• Sử dụng bao bì chất lượng cao và in nhãn đầy đủ. Hộp carton của Genbox là lựa chọn phổ biến nhờ độ chắc chắn và thiết kế chuyên nghiệp.

• Chụp ảnh đơn hàng trước khi gửi đi.

• Ghi chú kỹ nội dung gói hàng, mã đơn, thông tin người nhận.

• Lựa chọn đơn vị vận chuyển có chính sách bảo hiểm, uy tín cao.

Thất lạc đơn hàng không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng. Tuy nhiên, nếu bạn hiểu rõ nguyên nhân và nắm được quy trình xử lý, mọi tình huống đều có thể kiểm soát tốt.

👉 Tham khảo các mẫu hộp carton chuyên dụng, bền chắc tại Genbox – giải pháp giúp shop online vận chuyển an toàn, chuyên nghiệp hơn mỗi ngày!

CN1: 924B Kim Giang - Thanh Liệt - Thanh Trì - Hà Nội

CN2: 759 Cự Khối - Long Biên - Hà Nội

Hotline: 098.139.98.89

Website: https://genbox.vn