Tết 2027 đến gần: Vì sao nên chuẩn bị vật tư đóng gói ngay từ bây giờ?

Vì sao mùa Tết lại dễ đứt vật tư đóng gói?

Có ba lý do chồng lên nhau mà nhiều shop chỉ nhận ra khi đã muộn.

Một là đơn hàng dồn về cùng lúc. Quà biếu, đặc sản, hoa quả, đồ khô, bánh mứt, đồ gia dụng, quần áo mới... đều có nhu cầu mua và gửi đi tăng lên trước Tết. Đơn nhiều thì hộp, băng dính, màng bọc cũng hết nhanh theo.

Hai là nhiều đơn vị cung ứng và vận chuyển nghỉ Tết. Lịch nghỉ cụ thể mỗi nơi một khác. Theo thông tin hiện có, khối cán bộ, công chức nghỉ chính thức 7 ngày liên tục từ 04/02 đến hết 10/02/2027, nhưng doanh nghiệp tư nhân và đơn vị vận chuyển thường sắp xếp khác nhau. Bạn nên hỏi trực tiếp nhà cung cấp và đơn vị vận chuyển mà mình dùng về lịch nghỉ thực tế. 

Ba là sau Tết mọi thứ khởi động chậm. Nếu hết vật tư đúng lúc nhà cung cấp chưa đi làm lại, shop sẽ phải đóng hàng bằng hộp tạm, mà hộp tạm thì hay làm hàng bị móp hoặc hỏng.

Vậy nên làm những gì để chuẩn bị đóng hàng một cách thật là suôn sẻ nhân dịp năm mới?

Bước 1: Nhìn lại số liệu mùa Tết năm ngoái

Cách dự trù đáng tin nhất là dựa vào chính số liệu của bạn. Mở lại đơn hàng giai đoạn trước Tết năm ngoái và ghi ra ba con số:

• Số đơn trung bình mỗi ngày ở những ngày bình thường.
• Số đơn cao nhất trong một ngày ở mùa Tết.
• Số ngày liên tiếp đơn hàng ở mức cao.

Nếu năm ngoái bạn chưa bán, hãy lấy số đơn bình thường hiện tại làm gốc, rồi nhân lên theo mức tăng bạn dự đoán. Genbox không đưa ra mức tăng cố định, vì mỗi ngành hàng tăng một kiểu và mình không muốn viết một con số không có căn cứ. Shop bán quà biếu sẽ tăng khác shop bán hàng gia dụng.

Bước 2: Tính số lượng từng loại vật tư

Một cách tính đơn giản (ví dụ minh họa, bạn thay bằng số của mình):

Giả sử mỗi ngày bình thường bạn gửi 100 đơn, mùa cao điểm dự đoán gấp rưỡi, kéo dài 20 ngày. Khi đó cần khoảng 100 × 1,5 × 20 = 3.000 đơn. Mỗi đơn dùng một hộp, cộng thêm một khoản dự phòng cho hộp hỏng, đóng sai hoặc khách đổi hàng.

Từ số đơn, bạn tính tiếp cho từng loại vật tư:

Hộp carton. Đây là món cần tính kỹ nhất. Nếu bạn dùng nhiều kích cỡ, hãy chia tỷ lệ đơn theo từng cỡ dựa trên đơn thật đã gửi, đừng đoán. Kích cỡ bán chạy nhất thường hết đầu tiên.

Băng dính. Mỗi thùng cần một lượng băng dính nhất định tùy cách dán. Nếu bạn dán chữ H (một đường giữa, hai đường dọc theo mép nắp) thì lượng dùng nhiều hơn dán một đường. Đo thử vài thùng thật rồi nhân lên là chính xác nhất. Genbox có băng dính trong, nâu, vàng chanh, và loại in chữ hàng dễ vỡ, mỗi loại có size cuộn riêng nên bạn nhớ tính theo đúng loại mình dùng.

Màng PE và xốp nổ. Hai thứ này hay bị tính thiếu vì dùng nhiều hay ít phụ thuộc vào loại hàng. Hàng dễ vỡ, hàng thủy tinh, đồ gốm, đồ điện nhỏ dùng nhiều hơn hàng mềm như quần áo. Hãy đóng thử vài đơn mẫu rồi cân đo lượng dùng.

Phần dự phòng. Nên chừa một khoản dự phòng cho những ngày đơn tăng đột biến ngoài dự tính. Số này tùy khả năng tài chính và chỗ chứa của bạn, đừng gom quá nhiều khiến kho chật hoặc hộp để lâu bị ẩm.

Bước 3: Chốt kích cỡ hộp trước khi đặt

Đây là bước nhiều người bỏ qua. Mùa Tết, shop hay bán thêm sản phẩm mới hoặc gộp nhiều món thành một đơn quà. Hộp cũ có thể không còn vừa.

Hãy lấy chính sản phẩm và các gói quà ra đo, rồi chọn hộp vừa vặn, chừa chỗ vừa đủ cho lớp bảo vệ. Hộp quá to vừa tốn công đóng gói vừa làm hàng xóc lắc, hộp quá chật lại dễ làm rách bao bì bên trong.

Nếu bạn cần hộp riêng theo kích thước của mình hoặc in logo đơn giản, cần nhớ là loại này phải đặt số lượng lớn và cần thêm thời gian sản xuất. Bạn nên liên hệ bộ phận bán hàng của Genbox sớm để biết lịch cụ thể, vì mình không muốn nêu thời gian và số lượng khi chưa được duyệt.

Bước 4: Lên lịch, chốt và nhận hàng sớm

Một mốc thời gian gợi ý cho Tết 2027:

• Tháng 11: rà số liệu, tính nhu cầu, thử đóng mẫu.
• Đầu tháng 12: chốt kích cỡ và số lượng, đặt hàng.
• Cuối tháng 12 đến đầu tháng 1: nhận hàng, kiểm tra, sắp xếp kho.
• Những tuần sát Tết: chỉ bổ sung nhỏ nếu cần, không đặt lô lớn nữa.

Mốc trên là gợi ý chung. Bạn nên lùi sớm hơn nếu cần hộp làm theo yêu cầu, hoặc nếu shop của bạn có đơn dồn về sớm từ các đợt khuyến mãi lớn cuối năm như 11.11 và 12.12.

Bước 5: Chuẩn bị kho và người đóng hàng

Vật tư đủ mà kho không gọn thì vẫn rối. Vài việc nên làm trước khi hàng về:

• Kê hộp cao khỏi nền, tránh chỗ ẩm. Hộp carton gặp ẩm sẽ mềm đi và giảm khả năng chịu lực.
• Xếp hộp theo từng cỡ, ghi nhãn rõ để người đóng hàng lấy nhanh.
• Chuẩn bị bàn đóng hàng, đặt băng dính, kéo, màng, xốp nổ trong tầm tay.
• Nếu thuê thêm người thời vụ, hướng dẫn họ cách dán thùng và lót hàng chung một kiểu để chất lượng đồng đều.

Những sai lầm hay gặp khi chuẩn bị vật tư mùa Tết

Đặt quá sát ngày. Đến lúc cần mới đặt thì thường gặp đúng lúc nhà cung cấp và vận chuyển bận nhất.

Chỉ tính hộp mà quên băng dính, màng và xốp. Hộp đủ mà hết băng dính giữa chừng thì cả dây chuyền vẫn đứng.

Mua hộp rẻ hơn cho mùa Tết. Mùa cao điểm là lúc hàng đi xa, xếp chồng nhiều, va chạm nhiều. Hộp yếu dễ móp, hư hàng, đền đơn.

Không để dự phòng. Đơn tăng đột biến là chuyện thường, và chỉ cần vài chục đơn thiếu hộp là đủ làm bạn rối cả ngày.

Câu hỏi thường gặp

Mùng 1 Tết 2027 là ngày nào?
Là thứ Bảy, ngày 06/02/2027 dương lịch.

Nên đặt vật tư đóng gói từ khi nào?
Càng sớm càng tốt, nhất là hộp theo kích thước riêng. Với hộp có sẵn, đầu tháng 12 là mốc hợp lý để chốt.

Chuẩn bị bao nhiêu hộp là đủ?
Tính theo số đơn dự kiến, cộng thêm khoản dự phòng. Cách tính chi tiết nằm ở Bước 2.

Hộp carton có thể để kho lâu không?
Có, nếu kho khô ráo, thoáng và kê cao. Tránh để chỗ ẩm.

Chuẩn bị vật tư sớm không phải để mua nhiều, mà để đến mùa cao điểm bạn chỉ phải lo bán hàng, không phải lo thiếu hộp. Bắt đầu từ việc nhỏ nhất: mở lại số đơn năm ngoái và đếm xem bạn đã dùng bao nhiêu hộp.

Nếu bạn cần tư vấn chọn loại hộp, kích cỡ hay số lượng cho kế hoạch Tết, hãy nhắn cho bộ phận bán hàng của Genbox. Còn bạn đang chuẩn bị Tết ra sao, chia sẻ ở phần bình luận nhé.